Le saviez-vous ? En 2019, le nombre de factures émises par des PME et qui font objet d’un blocage auprès des donneurs d’ordre est en augmentation. C’est ce que met en avant le 5ème baromètre du Médiateur des Entreprises (12 juin 2019) : sur les 2,8 millions de factures analysées dans le baromètre, 15% d’entre elles font l’objet d’un blocage. 15% ! Soit une facture sur six ! Et un blocage de facture, c’est – toujours selon le même baromètre – 48 jours de délai pour résoudre ce blocage. Vous imaginez l’impact sur votre trésorerie si vos factures sont payées avec presque deux mois de retard, sans compter le temps passé à résoudre le litige ? Oui, c’est mieux d’éviter…

Définition

Une facture est un document officiel émis par un professionnel sur un papier à en-tête de son entreprise, qui détaille les conditions de délivrance d’une marchandise ou d’une prestation de service. Elle constitue une preuve de vente pour le vendeur, et une preuve d’achat pour l’acheteur. Son établissement est obligatoire. 

La facture est un document de nature à la fois juridique, fiscale et comptable. Il est édité en deux exemplaires et doit être, en principe, conservé pendant dix ans. 

Obligatoire la plupart du temps

La délivrance d’une facture est obligatoire quand il s’agit d’une vente ou d’une prestation de services entre professionnels. 

Pour les ventes de marchandises, elle est obligatoire entre un professionnel et un particulier, quand celui-ci le demande, ou en cas de vente à distance. 

Pour les prestations de services entre un professionnel et un particulier, la facture doit être établie quand le prix dépasse 25 euros, ou à la demande du particulier (y compris en cas de dépannage à domicile). 

Que doit-elle comporter ?

Une facture doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :

• Date d’émission ;
• Numéro de facture : chaque facture comporte un numéro unique, basé sur une séquence continue, une facture ne pouvant pas être supprimée – seulement annulée, mais on en gardera la trace précieusement ;
• Date de la vente ou de la prestation de services ;
• Nom et l’adresse de votre siège social avec :
  • pour un entrepreneur individuel : son nom et son prénom (éventuellement suivis du nom commercial) ;
  • pour une société : sa dénomination sociale suivie de son numéro Siren et de son code NAF, avec la mention de la forme juridique (SARL par exemple) et du montant du capital social ;
  • pour un commerçant : son numéro d’immatriculation au registre du commerce suivi du nom de la ville de son greffe d’immatriculation ;
  • pour un artisan : son numéro Siren suivi de son numéro d’immatriculation au répertoire des métiers puis du numéro du département d’immatriculation ;
• Nom et adresse de l’acheteur ;
• Adresses de facturation et de livraison – si livraison il y a et si les deux adresses sont différentes ; attention, c’est obligatoire à compter du 1er octobre 2019 !
• Numéro de bon de commande éventuel de l’acheteur : là aussi, obligatoire à compter du 1er octobre 2019 !
• Numéro de TVA (sauf quand le montant total de la facture HT est inférieur à 150 euros) ;
• Descriptif exact du produit ou de la prestation de services ;
• Décompte détaillé des quantités et des prix ;
• Prix unitaire HT du produit ou taux horaire / forfait HT de la prestation de services ;
• Eventuelles majorations (frais de transport, frais d’emballage…) ;
• Taux de TVA et le montant total de la TVA correspondante – pour rappel, on calcule la TVA sur le montant HT et pas le montant TTC !
• Eventuels rabais ou ristournes ;
• Total HT et total TTC ;
• Date d’échéance du paiement et les éventuelles conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé.
• Le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

Autres éléments spécifiques

Dans certains cas, le vendeur ou le prestataire peut être adhérent d’un centre de gestion agréée. La facture doit alors mentionner : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté. » 

Quand le vendeur ou le prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, la facture doit mentionner : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ». 

Cette liste n’est pas exhaustive car il existe d’autres cas de mentions particulières. Exemple : les références de l’assurance professionnelle lorsque celles-ci sont obligatoires. 

Annulation ou correction

Il peut arriver qu’une facture soit annulée. Dans ce cas, le vendeur ou le prestataire de service doit adresser un avoir à son client pour annuler l’ancienne facture (accompagné de la nouvelle facture).

Sanctions

Un oubli ou une erreur dans une mention obligatoire peuvent être sanctionnés d’une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte et par facture. Le montant de l’amende totale sera au maximum de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Le maximum de l’amende encourue pourra être doublé cas de réitération du manquement dans un délai de deux ans ou en cas de factures fictives.